Wstęp i cel polityki

AUTOCENTRUM AAA AUTO sp. z o.o. („Spółka“) dąży do stworzenia takiego środowiska pracy, które wspiera otwartą i uczciwą komunikację wewnątrz firmy i w stosunku do klientów oraz taką, która chroni firmę, pracowników i klientów przed nadużyciami, nieetycznym lub dyskryminującym postępowaniem oraz przed innymi niepożądanymi zjawiskami, bez względu na to czy powstają one w firmie lub poza nią. Firma zobowiązuje się, że uczciwe zgłoszenie takich fałszywych i nieetycznych zachowań nie będzie w stosunku do zgłaszającego sankcjonowane.

W celu spełnienia tego zobowiązania firma wprowadza niniejszą politykę dotyczącą zgłaszania niepożądanych sytuacji i zjawisk, która ma na celu przede wszystkim:

• określenie i opublikowanie procedur przyjmowania zgłoszeń dotyczących oszustwa wewnętrznego lub zewnętrznego, zachowania nieetycznego, dyskryminacji i podobnych niepożądanych zjawisk, bez względu na to, czy zgłoszenia te zostały przekazane przez pracownika firmy lub przez podmiot zewnętrzny.
• określenie i opublikowanie procedur, które zapewniają uczciwym zgłaszającym poufność, anonimowość, o ile jest wymagana, a które gwarantują, że uczciwi zgłaszający nie zostaną za swoją aktywność w jakiś sposób ukarani.

Podstawowe zasady

Wszelkie sankcje lub represje w stosunku do uczciwego zgłaszającego są surowo zabronione. Pracownicy, którzy naruszą ten zakaz lub którzy złamią obowiązek anonimowości w odniesieniu do uczciwego zgłaszającego, zostaną ukarani, nawet z możliwością natychmiastowego rozwiązania umowy o pracę. Każdy pracownik, który uważa, że stał się przedmiotem kary lub zemsty za swoje uczciwe zgłoszenie w rozumieniu niniejszej polityki, może zgłosić ten fakt swojemu bezpośredniemu przełożonemu, jakiemukolwiek członkowi Rady Nadzorczej firmy, dyrektorowi audytu wewnętrznego lub grupowemu menedżerowi bezpieczeństwa wewnętrznego.

Należy jednak podkreślić, że pracownicy, którzy świadomie i celowo podadzą fałszywe lub wprowadzające w błąd zgłoszenie, nie będą chronieni przez niniejszą politykę i również mogą zostać ukarani włącznie z możliwością natychmiastowego rozwiązania umowy o pracę.

Sposoby zgłaszania

Firma ustaliła następujące cztery sposoby poufnego zgłaszania niepożądanych sytuacji i zjawisk:

• specjalny adres e-mail notice@aaaauto.cz
• poniższy formularz internetowy
• doręczenie pocztą pod adresem AUTOCENTRUM AAA AUTO sp. z o.o., Dopraváků 874/15, 184 00 Praha 8 – Čimice
• pod linią przeznaczoną do zgłaszania na Intranecie w części Internal Audit&Rules

Dostęp do każdego z wyżej wymienionych zgłoszeń jest ściśle ograniczony do dyrektora audytu wewnętrznego i menedżera grupowego bezpieczeństwa wewnętrznego. Zgłaszający może zwrócić się o zachowanie anonimowości, a firma zobowiązuje się do spełnienia takiej prośby. Zgłaszający mają możliwość przesłania swojego zgłoszenia w dowolnym z języku kraju, w których firma prowadzi aktywną działalność, czyli w języku czeskim, słowackim, węgierskim i polskim. Firma zapewniła poufny serwis tłumaczenia otrzymanych zgłoszeń.

Postępowanie ze zgłoszeniami

Zgłoszenia przyjęte w ramach ochrony niniejszej polityki zostaną udokumentowane i będą archiwizowane przez okres pięciu lat od ich otrzymania w dziale audytu wewnętrznego. Dostęp do dokumentacji będzie ściśle ograniczony do członków Rady Nadzorczej spółki, pracowników audytu wewnętrznego oraz pracowników bezpieczeństwa wewnętrznego.

Wszystkie uczciwe zgłoszenia zostaną niezwłocznie, odpowiedzialnie i profesjonalnie zweryfikowane przez Dział Audytu Wewnętrznego lub Dział Bezpieczeństwa Wewnętrznego w zakresie uznanym za konieczny do uczciwego i profesjonalnego rozpatrzenia zgłoszenia. Te i tylko te dwa działy przeprowadzą również dalsze dochodzenia i określą działania naprawcze związane ze zgłoszeniem.

Reklamacje i standardowe skargi klientów

Niniejsza polityka zgłaszania niepożądanych sytuacji i zjawisk w żaden sposób nie zakłóca i nie dubluje standardowej polityki firmy dotyczącej reklamacji klientów, która ma na celu zapewnienie klientom firmy rzetelnego i zgodnego z prawem podejścia do skarg opartych na standardowych umowach z klientami.

Firma zobowiązuje się do zbadania wszelkich zgłoszonych zachowań wykazujących oznaki oszustwa niezgodnych z prawem, przepisami wewnętrznymi, kodeksem etycznym lub dobrymi obyczajami. Takie postępowanie należy najpierw przekazać bezpośredniemu przełożonemu zgłaszającego. Jeżeli nie jest to właściwe lub możliwe z jakiegokolwiek powodu, zgłaszający może użyć jednego z następujących sposobów poufnego zgłaszania niepożądanych zdarzeń i zjawisk.